Dershane Yönetim Programı Nedir, Nasıl Seçilir?

Dershane, kurs, etüt merkezi ve kolejlerde işin çoğu ders anlatmanın dışında geçer: yoklama, veliye haber verme, taksit takibi, öğretmen hakedişi, deneme sonuçları. Bu rehber, bir dershane yönetim programının ne işe yaradığını ve seçerken hangi sorulara bakmanız gerektiğini anlatır.

Dershane yönetim programı nedir?

Dershane yönetim programı, bir eğitim kurumunun öğrenci, sınıf, öğretmen, veli ve ödeme bilgisini tek yerde toplayan yazılımdır. Defterde tutulan yoklama, Excel'deki taksit listesi ve WhatsApp grubundaki duyuru aynı panelde durur. Aynı yazılım kurs yönetim programı, etüt merkezi programı ya da kolej yönetim sistemi adıyla da anılır.

Asıl fark, bilginin birbirine bağlı olmasıdır. Yoklamada "gelmedi" işaretlenen öğrencinin velisine bildirim gider. İşlenen ders, ay sonunda öğretmenin hakedişine yansır. Deneme sonucu öğrencinin karnesine girer. Excel bunları saklar ama birbirine bağlamaz.

Hangi kurumlar kullanır?

• Dershaneler: LGS ve YKS hazırlığında sınıf düzeni, deneme sınavı ve veli iletişimi yoğundur.
• Özel kurslar ve etüt merkezleri: Az şube, çok sınıf ve sık değişen ders programı vardır; yoklama ve taksit takibi burada da aynı iştir.
• Kolejler: Birden çok şube ve kademe vardır; merkezin tüm şubeleri birlikte görmesi gerekir.

Tek başına ders veren öğretmen için kurumsal program gereğinden ağır kalır; bireysel öğretmenler için DersTakip sürümü vardır.

Bir dershane programında olması gerekenler

• Sınıf ders programı: Haftalık program bir kez girilir, günlük dersler ve yoklama listeleri kendiliğinden oluşur.
• Yoklama ve veli bildirimi: Öğretmen yoklamayı ders anında alır, gelmeyen öğrencinin velisine bildirim gider.
• Taksit planı: Öğrencinin ücreti taksitlere bölünür; ödenen, kalan ve geciken taksit tek listede görünür.
• Öğretmen hakedişi: Aylık hakediş, işlenen ders sayısı ve saat ücretinden hesaplanır. Öğretmen kendi hakedişini kendi panelinde görür.
• Deneme sınavı analizi ve karne: Optik sonuç dosyası içe aktarılır, net ve sıralama hesaplanır. Öğrenciye devam, ödev, deneme gelişimi ve hedefleri içeren karne PDF'i çıkar.
• Rehberlik kayıtları: Görüşmeler ve öğrenci hedefleri kayda geçer; öğrencinin tüm geçmişi öğrenci dosyasında tek sayfada durur.
• Şube ağacı ve rol kapsamı: Kurum, şube, kademe ve sınıf yapısı kurulur. Şube müdürü yalnız kendi şubesini, kurum yöneticisi tüm şubeleri görür.
• Duyuru: Kurum geneline, bir şubeye ya da bir sınıfa; öğretmene, öğrenciye ya da veliye bildirim olarak gönderilir.
• Kendi markanız: Logo, renkler, giriş ekranı ve kurumun kendi alan adı. Öğrenci ve veli, kurumun adıyla giriş yapar.

Seçerken sorulacak sorular

Demo sırasında şu soruları sorun. Cevap "ek modül" ya da "ileride" ise o iş yine elde kalacak demektir.

• Yoklama alındığında veliye bildirim kendiliğinden gidiyor mu?
• Geciken taksitler ayrıca aranmadan görünüyor mu?
• Öğretmen hakedişi işlenen derslerden hesaplanıyor mu, yoksa elle mi giriliyor?
• Deneme sonuçları içe aktarılıp öğrenciye karne olarak verilebiliyor mu?
• Şube müdürü başka şubenin verisini görebiliyor mu? Görmemeli.
• Program kurulum istiyor mu, telefondan açılıyor mu?
• Öğrenci ve veli kurumun kendi adıyla mı giriş yapıyor?
• Mevcut öğrenci listeniz toplu olarak aktarılabiliyor mu?

Programları bu ölçütlerle yan yana görmek için dershane yönetim programı karşılaştırmasına bakın.

Excel'den geçiş nasıl olur?

Önce kurum yapısı kurulur: şubeler, kademeler ve sınıflar. Ardından öğrenci listesi Excel'den toplu olarak aktarılır ve öğrenciler sınıflarına yerleşir. Sınıf ders programı girildiği anda dersler ve yoklama listeleri oluşmaya başlar. Taksit planları öğrenci bazında tanımlanır.

Geçişi dönem başına denk getirmek en kolayıdır. Dönem ortasında geçiyorsanız önce yoklama ve taksitle başlayın; deneme ve rehberlik kayıtları sonra eklenebilir.

Sık sorulanlar

Denemek için

Kurum kaydı formunu doldurun; şube, kademe ve sınıf yapınız kurulur. Önce görmek isterseniz demo isteyin .