Dershane Takip Programı: Öğrenci, Yoklama, Taksit

Bir dershanede takip edilmesi gereken üç şey vardır: öğrenci kim, derse geldi mi, ücreti ödendi mi. Bu üçü defterde, Excel'de ve WhatsApp grubunda ayrı ayrı tutulduğunda birbirine bağlanmaz; ay sonunda hangi öğrencinin kaç ders kaçırdığı ve kaç taksit geciktirdiği elle birleştirilir. Dershane takip programı bu üç kaydı tek yerde tutar ve birbirine bağlar. Bu sayfa, programın öğrenci, yoklama ve taksit tarafında ne yaptığını anlatır.

Dershane takip programı ne yapar?

Öğrenci kaydını, sınıf ve ders programını, yoklamayı, ödevi, deneme sonucunu ve taksit planını aynı öğrenci dosyasında toplar. Öğretmen yoklama aldığında veli haberdar olur; taksit gecikince liste kendiliğinden güncellenir; işlenen ders öğretmenin hakedişine yansır. Aynı yazılım kurs takip programı ya da etüt merkezi takip sistemi adıyla da anılır. Programın genel çerçevesini dershane yönetim programı rehberinde bulabilirsiniz; bu sayfa takip tarafına odaklanır.

Öğrenci takibi

Her öğrencinin tek bir dosyası vardır. Kayıt sırasında veli bilgisi girilir; aynı telefonla kayıtlı veli varsa yeniden oluşturulmaz, ikinci çocuğa bağlanır. Öğrenci bir şubeye, bir kademeye ve bir sınıfa atanır; sınıfın ders programı öğrencinin takvimine kendiliğinden düşer.

• Öğrenci dosyası: Ders, devam, ödev, deneme sonucu, ödeme ve rehberlik geçmişi tek sayfada 360° görünür. Veli görüşmesine bu sayfayla girilir.
• Sınıf ve kademe: Öğrenci sınıf değiştirdiğinde geçmişi kaybolmaz; yeni sınıfın programı devreye girer.
• Toplu aktarım: Mevcut öğrenci listesi Excel'den topluca yüklenir; dönem başında yüzlerce kaydı elle girmeye gerek kalmaz.
• Rehberlik kaydı: Rehber öğretmenin görüşme notları ve öğrencinin hedefleri aynı dosyada durur, öğretmenden öğretmene aktarılırken kaybolmaz.

Yoklama takibi

Sınıf ders programı bir kez tanımlanır; günlük dersler ve yoklama listeleri programdan otomatik üretilir. Öğretmen dersin başında listeyi açar, gelmeyen öğrenciyi işaretler. İşaretlendiği anda velinin telefonuna bildirim gider; akşam aranmayı beklemez.

• Yoklama ders bazında tutulur; "bu hafta kaç ders kaçırdı" sorusu tek tıkla cevaplanır.
• Devamsızlık bildirimi veli paneline ve web push olarak velinin telefonuna anında gider.
• Şube müdürü kendi şubesinin devam raporunu, kurum yöneticisi tüm şubeleri yan yana görür.
• Devam bilgisi öğrencinin karnesine girer; "az geliyor, neti düşüyor" ilişkisi görünür olur.

Yoklamanın nasıl alındığı ve veliye hangi kanallardan ulaştığı dershane yoklama sistemi sayfasında ayrıntılı anlatılır.

Taksit takibi

Öğrencinin dönem ücreti taksitlere bölünür ve her taksitin vadesi belirlenir. Tahsilat yapıldığında tutar işlenir; kısmi ödeme de kaydedilir. Vadesi geçen taksit ayrıca aranmadan gecikmiş listesinde görünür. Program para tahsil etmez; kurum tahsilatı kendi yöntemiyle yapar, sistem yalnız kaydı tutar.

• Taksit planı: Öğrenci bazında tutar, taksit sayısı ve vade.
• Ödenen / kalan: Her öğrencide ve şube toplamında anlık bakiye.
• Gecikme uyarısı: Vadesi geçen taksitler listede öne çıkar; veli kalan bakiyeyi kendi panelinde görür.
• Şube tahsilat raporu: Şubeler arası karşılaştırmalı tahsilat, PDF ve Excel çıktısı.

Kim neyi görür?

Takip programının işe yaraması için her rolün yalnız kendi kapsamını görmesi gerekir. DersTakip Kurumsal'da beş rol vardır ve yetki şube ağacından aşağı iner.

• Kurum yöneticisi: Tüm şubeler, tüm raporlar, paket ve marka ayarları.
• Şube müdürü: Yalnız kendi şubesinin öğrenci, yoklama ve taksit verisi.
• Öğretmen: Kendi sınıfları, ders programı, yoklama listesi ve hakedişi.
• Öğrenci: Kendi programı, ödevleri, deneme sonuçları.
• Veli: Çocuğunun devamı, ödevleri, ödemeleri ve deneme sonuçları.

Çok şubeli kolejlerde bu yapı nasıl kurulur, şube ve sınıf hiyerarşisi ne işe yarar: kolej öğrenci takip sistemi sayfasına bakın. Velinin panelde tam olarak ne gördüğü dershane veli bilgilendirme sayfasında anlatılır.

Excel'den takip programına geçiş

Geçiş üç adımdır. Önce kurum yapısı kurulur: şubeler, kademeler, sınıflar. Sonra öğrenci listesi Excel'den yüklenir ve sınıflara dağıtılır. Son olarak sınıf ders programı girilir; o andan itibaren dersler ve yoklama listeleri kendiliğinden oluşur. Taksit planları öğrenci bazında tanımlanır; dönem ortasında geçiyorsanız yalnız kalan taksitleri girmek yeterlidir.

Programı klasik okul yazılımı, bireysel araçlar ve Excel ile yan yana görmek için dershane yönetim programı karşılaştırmasına bakın.

Sık sorulanlar

Denemek için

İlk ay tüm kurumsal özellikler ücretsiz, kart bilgisi istenmez. Kurum kaydı formunu doldurun; şube, kademe ve sınıf yapınız kurulur. Kayıt ücretsizdir; hemen ücretsiz başlayın .