Dershane Programı Seçerken Sorulacak 12 Soru

Dershane yönetim programı seçmek, bir yıl boyunca her gün kullanılacak bir araç seçmektir. Tanıtım sayfaları özellik listesiyle doludur; asıl fark, o özelliğin sizin günlük işinizde nasıl çalıştığındadır. Aşağıdaki liste hangi programa bakarsanız bakın işe yarar: satıcıya sorun, denemede kendiniz kontrol edin. Programların ölçüt ölçüt yan yana görünümü için karşılaştırma tablosuna da bakabilirsiniz.

Önce kendinize sorun

Program seçmeden önce bugün neyin kırıldığını yazın. "Daha düzenli olsun" bir ihtiyaç değildir; "taksit gecikmesini ay sonunda fark ediyoruz" ya da "devamsızlık velilere iki gün sonra ulaşıyor" ihtiyaçtır. Üç beş cümlelik bu liste, satıcının size gösterdiği her ekranı tartacağınız ölçü olur.

• Kaç şubeniz, kaç öğretmeniniz, kaç sınıfınız var; önümüzdeki yıl bu rakamlar nereye gidiyor?
• Bugün en çok zaman alan iş hangisi: yoklama, tahsilat, hakediş, rapor?
• Programı kimler kullanacak: yalnız yönetim mi, öğretmen, veli ve öğrenci de mi?

Kontrol listesi: 12 soru

Yoklama ve veli

• 1. Yoklama listesi ders programından mı geliyor? Her ders için listeyi elle hazırlamak gerekiyorsa yoklama kısa sürede bırakılır.
• 2. Veliye bildirim ne zaman gidiyor? İşaretlendiği anda mı, akşam toplu mu? Hangi kanallardan gittiğini ve velinin bunu kapatıp kapatamadığını sorun.
• 3. Veli neyi görüyor? Devam, ödev, deneme sonucu ve ödeme durumu aynı panelde mi, yoksa her biri ayrı yerde mi?

Para ve personel

• 4. Taksit planı tanımlanabiliyor mu? Ödenen ve kalan tutar ayrı görünmeli, geciken taksit kendiliğinden listelenmeli.
• 5. Program veliden tahsilat yapıyor mu? Bazı programlar yalnız kayıt tutar, bazıları ödeme alır. İkisi de meşrudur; yeter ki ne istediğinizi bilin. DersTakip Kurumsal yalnız kayıt ve takip tutar, veliden kart ile tahsilat yapmaz.
• 6. Öğretmen hakedişi ders kaydından hesaplanıyor mu? İşlenen ders ile ödenen ücret iki ayrı listede duruyorsa ay sonu hesabı yine elle yapılır.

Yapı ve yetki

• 7. Şube müdürü yalnız kendi şubesini mi görüyor? Yetki ekran gizlemeyle mi, veri düzeyinde mi uygulanıyor, sorun.
• 8. Şubeler karşılaştırılabiliyor mu? Kurum yöneticisinin tek raporda şubeleri yan yana görmesi, çok şubeli yapının asıl kazancıdır.
• 9. Marka tarafı ne durumda? Veli ve öğrenci kurumun adını mı görüyor, yazılım firmasının adını mı? Gerekliyse logo, renk ve alan adı özelleştirilebilmeli.

Geçiş ve sürdürülebilirlik

• 10. Mevcut öğrenci listesi nasıl aktarılıyor? Excel ile toplu içe aktarma varsa geçiş günler değil saatler sürer.
• 11. Kurulum gerekiyor mu? Tarayıcıdan çalışan program sunucu, lisans anahtarı ve bilgisayar başına kurulum istemez. Kurulum gerektiren programda her yeni öğretmen bir iş yüküdür.
• 12. Verilerinizi dışarı alabiliyor musunuz? Raporların PDF ve Excel çıktısı, programdan ayrılmak istediğiniz gün sizi koruyan şeydir.

Satıcıya sorulmayacak ama denemede bakılacaklar

Bazı cevaplar konuşmayla değil kullanımla alınır. Deneme döneminde kendi öğrenci listenizle şu üç şeyi deneyin:

• Bir öğretmenin telefonundan yoklama alın; kaç dokunuş gerektiğini sayın.
• Bir öğrenciye taksit planı tanımlayıp bir taksiti kısmen ödenmiş işaretleyin; kalan tutar doğru görünüyor mu?
• Şube müdürü hesabıyla girip başka şubenin verisine erişmeye çalışın.

Üçü de yirmi dakikada biter ve satış sunumunun söylemediği şeyi gösterir.

Hangi cevap ne anlama gelir?

Hiçbir program her ihtiyacı karşılamaz; önemli olan eksiğin sizin için ne kadar önemli olduğudur. Örneğin MEB e-Okul ile veri alışverişi zorunluysa bunu ilk soru yapın; DersTakip Kurumsal'da böyle bir entegrasyon yoktur. Yemekhane, servis ya da envanter yönetimi arıyorsanız bunlar da kapsam dışıdır. Buna karşılık yoklama, veli bilgilendirme, taksit, hakediş, deneme analizi ve rehberlik tek yerde isteniyorsa dershane operasyonuna göre tasarlanmış bir platform doğru yöndür. Excel'den mi geliyorsunuz? Excel ile dershane yönetimi yazısı geçişte nerelerin kırıldığını anlatır.

İlgili rehberler

• Dershane yönetim programı — genel çerçeve ve modüller
• Dershane yazılımı fiyatları — fiyatlandırma nasıl yapılır
• Dershane yoklama sistemi — ders programından yoklama ve veli bildirimi

Sık sorulanlar

Denemek için

İlk ay tüm kurumsal özellikler ücretsiz. Kurum kaydı formunu doldurduğunuzda şube, kademe ve sınıf yapınız kurulur; yukarıdaki listeyi kendi verinizle sınayabilirsiniz.