Dershane Ön Kayıt ve Aday Öğrenci Takip Programı
Son güncelleme: 15 Ekim 2026
Kayıt döneminde telefon sürekli çalar: "ücret ne kadar, hangi gün ders var, çocuğumu getirsem ne zaman bakarsınız?" Aranan kişi not alır, not bir kâğıtta ya da telefonda kalır, iki hafta sonra veli geri aranmadığı için başka kuruma gider. Dershane ön kayıt programı bu görüşmelerin izini tutar: kim aradı, ne istedi, ne zaman geri aranacak, neden kayıt olmadı.
Aday öğrenci listesi
Kişiler menüsünde Aday Öğrenciler sayfası vardır. Arayan veli ya da öğrenciyi elle eklersiniz; ad, telefon, ilgilendiği program, durum ve görüşme notları kaydedilir.
- Durum ve hatırlatma: adayın aşamasını işaretler, geri arama tarihi koyarsınız.
- Görüşme notları: her görüşme tarihiyle birlikte adayın altında birikir.
- Bu hafta sekmeleri: aranacaklar (bugün ve geciken), yeni gelenler ve bu hafta kayıt olanlar ayrı sekmelerde durur.
- Mükerrer telefon uyarısı: aynı numara zaten bir aday ya da öğrenciyse sizi uyarır.
- Program bazında dönüşüm: dönem özetinde hangi programa kaç aday geldi, kaçı kayıt oldu görünür.
- Vazgeçme nedeni: kayıt olmayan adayın nedeni (fiyat, ders saatleri, ulaşım, başka kuruma gitti…) yazılır; dönem sonunda neden kaybettiğinizi görürsünüz.
Herkese açık ön kayıt formu
Kurumunuzun kendi adresinden açılan bir ön kayıt formu bulunur; panelden bağlantıyı kopyalayıp Instagram'a, web sitenize ya da afişinize koyarsınız. Form kurumunuzun logosu ve adıyla açılır, üstünde kısa tanıtımınız, telefonunuz ve şube adresi görünür. Veli öğrencinin adını, telefonunu, sınıfını ve isterse mesajını yazar; başvuru doğrudan aday listesine düşer ve yöneticiye bildirim gider. Form otomatik gönderimlere karşı korumalıdır.
Aynı veli aynı telefonla tekrar başvurursa ikinci bir aday açılmaz; yeni başvuru mevcut adaya not olarak eklenir ve adayın üzerinde "Tekrar başvurdu" etiketi çıkar. Böylece ısrarla yazan veli listeden kaybolmaz, öne çıkar.
Kayıt olunca: tek tıkla öğrenci
Aday kayıt olmaya karar verdiğinde Kayıt et düğmesi öğrenci formunu açar ve adayı öğrenci olarak kaydetmenizi sağlar. Öğrenci kaydından sonrası öğrenci dosyası , yoklama ve taksit takibi ile devam eder.
Dönem özeti ve haftalık e-posta
Aday sayfası dönem özetini verir: kaç başvuru geldi, kaçı kayda döndü, hangi nedenle vazgeçildi. Özet Excel olarak indirilir. Haftalık kurum özeti e-postasında da aday satırları yer alır.
Veri saklama
Kayda dönüşmeyen ön kayıt başvuruları altı ay sonra otomatik silinir. Kayıt olan adayın bilgisi öğrenci kaydına taşınır ve öğrenci verisinin saklama kurallarına tabi olur.
Sık sorulanlar
Aday öğrenci ile kayıtlı öğrenci arasındaki fark ne?
Aday henüz kayıt olmamış, sizi arayan ya da ön kayıt formunu dolduran kişidir; ders, yoklama ve taksit kaydı yoktur. Kayıt olduğunda tek tıkla öğrenci formuna taşınır ve bilgiler yeniden yazılmaz.
Ön kayıt formu kimin adresinden açılır?
Kurumun kendi adresinden (kuruma özel alt alan adı ya da kendi alan adınız) açılır; kurumunuzun logosu, adı, telefonu ve şube adresi form üzerinde görünür. Formu web sitenize ya da sosyal medyaya bağlantı olarak koyabilirsiniz. Formdaki kısa tanıtım metnini, telefonu ve program listesini panelden siz düzenlersiniz.
Veli formda neleri doldurur?
Öğrencinin adı, velinin adı, telefon, sınıf, e-posta ve mesaj alanları vardır; yalnız öğrenci adı ve telefon zorunludur. Kurum program listesi tanımladıysa program, birden fazla şubesi varsa şube seçilir. Veli göndermeden önce iletişime geçilmesini ve bilgilerinin 3 ay sonra silineceğini onaylar.
Aynı veli iki kez başvurursa iki aday mı oluşur?
Hayır. Aynı telefon ve aynı adla açık bir aday varsa yeni aday açılmaz; yeni başvuru mevcut adaya not olarak eklenir ve "Tekrar başvurdu" etiketi görünür.
Başvuru bilgileri ne kadar saklanır?
Kayda dönüşmeyen ön kayıt başvuruları altı ay sonra otomatik silinir.
Denemek için
Kurumsal paneli tanımak için ana sayfaya ve dershane yönetim programı rehberine bakabilirsiniz.